A.   Gambaran Umum

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pusat Bahasa merupakan salah satu unit penunjang dan perangkat pendukung di bidang pengembangan pembelajaran dan layanan kebahasaan yang dapat memberikan penghasilan tambahan ke Undana melalui proses bisnis yang dilaksanakan. Proses bisnis pada UPT Bahasa terbagi atas dua yaitu: proses bisnis akademik dan proses bisnis non akademik;

  1. Proses bisnis akademik adalah proses bisnis yang dilaksanakan dalam rangka mendukung kegiatan tri dharma universitas berupa pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian. Yang tidak menimbulkan biaya dari kegiatan dimaksud.

Kegiatan akademik bisa berupa pelatihan kursus bahasa inggris bagi mahasiswa secara gratis, kegiatan kerjasama pelatihan bahasa inggris bagi masyarakat (contohnya program ELTA) dan/atau pemanfaatan laboratorium bahasa untuk kegiatan penelitian dan pengabdian.

  1. Proses bisnis non akademik adalah proses bisnis yang dalam pelaksanaannya dikenakan biaya sesuai dengan biaya tarif layanan yang telah ditentukan. Pendapatan PNBP UPT Bahasa dperoleh dari proses bisnis non akademik. Layanan yang disediakan UPT Pusat Bahasa yang termasuk dalam proses bisnis non akademik diantaranya adalah layanan kursus bahasa inggris, tes bahasa Inggris (Und-EP test dan tes TOEFL ITP) dan layanan terjemahan.

B.   Dasar Hukum

Penyusunan LAKIN UPT Pusat Bahasa tahun 2019 ini merupakan bentuk pertanggungjawaban Kepala UPT Pusat Bahasa kepada Rektor Undana dan masyarakat, atas pelaksanaan program/kegiatan dan pengelolaan anggaran dalam rangka mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan dalam renstra Univesitas. Adapun dasar hukum dalam penyusunan laporan ini adalah:

  1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.
  2. Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
  3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan reformasi Birokrasi RI Nomor 53 Tahun 2014 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja, dan  tata cara reviu atas laporan kinerja instansi pemerintah.
  4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2016 tentang Pelaksanaan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah di Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

C.   Tugas Pokok dan Fungsi serta Struktur Organisasi

  1. Tugas Pokok

UPT Pusat Bahasa mempunyai tugas melaksanakan pengembangan pembelajaran, peningkatan kemampuan, dan uji kemampuan bahasa.

  1. Fungsi

Untuk menyelenggarakan tugas pokok diatas, UPT Pusat Bahasa mempunyai fungsi:

  1. pelaksanaan pengembangan pembelajaran bahasa
  2. pelaksanaan peningkatan kemampuan bahasa bagi dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan
  3. pelayanan uji kemampuan bahasa bagi dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan
  4. pelaksanaan urusan tata usaha UPT
  5. penyusunan rencana, program, dan anggaran UPT
  6. Struktur Organisasi

UPT Pusat Bahasa merupakan unit pelaksana teknis yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor dan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik dengan dipimpin oleh seorang Kepala UPT.

Struktur organisasi UPT Pusat Bahasa Undana dapa dilihat pada Gambar 2.

Gambar 1 Struktur organisasi UPT Pusat Bahasa Undana

Keterangan:

                    : Garis komando

                    : Garis koordinasi

Lembaga

Dari struktur organisasi diatas, tugas pokok dan fungsi masing-masing unsur sebagai berikut :

  1. Kepala UPT Pusat Bahasa mempunyai tugas :
  2. Memimpin penyelenggaraan layanan pembelajaran bahasa untuk menunjang kegiatan tridharma
  3. Memimpin penyelenggaraan kegiatan penunjang akademik di lingkungan UPT
  4. Melakukan koordinasi dengan pihak eksternal dan internal terkait pengembangan pusat bahasa
  5. Mengusulkan pengangkatan dan/atau pemberhentian kasubag tata usaha dan staf administrasi dan fungsional kepada Rektor
  6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Rektor melalui Wakil Rektor Bidang Akademik dan Wakil Rektor Bidang Kerjasama dan Alumni
  1. Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan administrasi terkait tata usaha dan rumah tangga UPT Pusat Bahasa.
  1. Kelompok tenaga akademik terdiri atas sejumlah tenaga akademik fungsional dibidang kebahasaan yang bertugas untuk melaksanakan kegiatan yang terkiat dengan layanan kebahasaan.

D.   Permasalahan utama yang dihadapi organisasi

Selama lebih dari tiga tahun, UPT Pusat Bahasa terus berbenah untuk meningkatkan pelayanannya. Namun, dalam melaksanakan tugas dan fungsi layanannya UPT Pusat Bahasa juga menghadapi persoalan dan permasalahan, antara lain:

  1. Sarana dan Prasarana
  • Sarana prasarana yang belum memadai atau tidak repersentatif sehingga menganggu mutu pelayanan diantaranya kurangnya fasilitas pada ruang kuliah dan ruang lab.
  • Perlunya pengadaan lab komputer yang lengkap dan komprehensif sehingga pelaksanaan tes tidak lagi dilakukan secara manual.
  • Listrik yang sering padam sehingga menganggu proses kegiatan baik pada saat tes maupun kursus serta aktifitas administrasi perkantoran.
  • Sering adanya gangguan koneksi internet (wi-fi) sehingga menganggu proses kegiatan yang memanfaatkan internet.
  • Perlunya pembuatan papan nama unit permanen sehingga memudahkan pencarian lokasi gedung
  • Perlunya perbaikan toilet secara baik sehingga semakin dapat meningkatkan kenyamanan pengguna UPT Pusat Bahasa
  1. Manajemen SDM
  • Perlunya perubahan tata kelola administrasi dengan membuat dokumen administrasi yang mengatur arah kerja unit seperti renstra, SPM, dan POB agar semuanya dapat dikerjakan sesuai dengan prosedur yang baku
  • Perlu adanya tambahan tenaga akademik di bidang kebahasaan agar semua kegiatan kebahasaan dapat dilaksanakan dan dapat berjalan dengan baik.
  • Peningkatan SDM tenaga kependidikan melalui kegiatan pelatihan dan kursus singkat (Short-course training) dan atau melalui kegiatan studi banding
  • Perlunya tambahan staf yang memahami bidang akuntansi sehingga dapat membantu dalam pelaporan dan pertanggung jawaban keuangan.
  1. Manajemen Sistem Informasi
  • Perlunya pembuatan sistem layanan secara online sehingga memudahkan pelayanan khususnya bagi pengguna layanan yang berada di luar daerah, sebagai contoh proses pendaftaran tes TOEFL ITP.
  • Perlunya peremajaan konten informasi pada laman website universitas tentang UPT Pusat Bahasa termasuk jenis-jenis layanan yang ditawarkan sehingga semakin banyak yang dapat mengakses informasi terkait UPT Pusat Bahasa.
  • Perlunya pembuatan sistem informasi tes bahasa Inggris mahasiswa baru (Und-EP Test).
  • Perlunya pengelolaan arsip unit yang lebih tertata secara elektronik.